Asta asa ca sa stiu ca ai finalizat ori pentru ca am eu ceva de facut dupa ce termini tu, ori pentru ca trebuie sa … Lista e mai lunga si tine de modul fiecaruia de lucru.

Unele dintre cele pe care le facem la job necesita aportul colegilor. Interactionam si avem nevoie sa stim atunci cand anumite task-uri delegate au fost finalizate.  Nu neaparat pentru ca suntem control-freak ori ca vrem sa aratam noi cine e seful cum s-ar crede.

De ce? Pentru ca in proiectele ori activitatile derulate de noi, ori in care suntem implicati, exista secvente ori flux-uri de task-uri ce le îndeplinesc si altii. Sunt task-uri din competenta ori alocarea altor colegi.

Desi unul dintre cele mai uzitate instrumente (MS-Outlook) include o sectiune in care fiecare isi poate gestiona ori delega task-urile in cadrul echipei, cei mai multi dintre noi continuam sa facem asta prin intermediul mail-ului. Nu doar ca ne ingreunam gestiunea propriilor activitati, utilizand tot felul de tabele pentru a tine evidenta task-urilor, ii mai dam si colegului un task suplimentar: “Dupa ce termini, da-mi un mail, te rog”.

Dupa ceva timp, unii dintre noi mai dam un mail preventiv: “Vezi ca se apropie dead-line-ul pe task-ul ala”. Colegul mai uita si el sa trimita ca l-a finalizat (e om doar) si revenim noi, mai dam un mail, asa sa luam pulsul: “Cum mai stai cu cutare task, e gata?”. Fiind un coleg constiincios (asa cum toti avem) fireste ca l-a finalizat, dar, luat cu altele a uitat dragul de el sa ne notifice asta. Evident tot pe mail, ca de fiecare data...

O mica intarziere, ce mai conteaza pe langa atatea altele similare? Daca tot am inceput, ia stai sa fac acum un tur de forta prin toate, sa le verific status-ul. Bag repede niste zeci de mail-uri. Repede e un fel de a spune, ca imi ia cateva minute bune… Tot “repede” vin si raspunsurile cu status-urile.

Acest tip de comunicare mai are deseori in CC: si alti colegi, “dornici” si ei de a li se umple mail-ul cu astfel de informatii. Vor nu vor, astea vin, desi de cele mai multe ori le sunt complet nerelevante.

Altfel ar sta treaba intr-un sistem mai complex ce organizeaza acest tip de interactiuni  si resurse. Un sistem ce ar permite introducerea, gruparea ori vizualizarea acestora dupa mai multe criterii (activitate din care face parte, prioritate, status, centru de cost, etc) . Ori asocierea diferitelor resurse necesare necesare indeplinirii acestora (fisiere, comentarii, link-uri utile, experiente anterioare, etc). Toate la unloc.

-Cum mai stai cu task-ul “cutare”?

Un loc in care activitatile si task-urile aferente sa poata fi usor accesate si care sa ofere atat o imagine a statusului actual cat si acces facil la istoric ori resurse. Locul in care echipa/echipele isi gestioneaza activitatile, referinta unica pentru toti. Gasesti acolo tot ce ai nevoie pe fiecare activitate/proiect ori task. Iti semnalizeaza dead-line-uri ori 100% indeplinire pentru cele in care esti implicat. Nu iti mai incarci colegii cu mail-uri legate de status ori clarificari. Nu e nevoie sa notifici pe mail indeplinirea task-urilor, toti cei ce sunt implicati in activitate/proiect vad in timp real status-ul si resursele acestuia.

Mai putine erori, mai putin stres. Mai putin timp consumat degeaba. Mai multa eficienta si productivitate. Constientizare si dorinta de schimbare sa existe, ca solutii “cost-effective” se gasesc!