MINUTA SEDINTEI

“-Minuta sedintei, sa o scrie cineva si s-o trimita pe mail la toti!” | Aurel Turbatu (4000+) | Pulse | LinkedIn

Minuta asta are si ea un rost. Nu se intocmeste doar pentru ca posteritatea ori conducerea să stie că ora aia a fost o investiţie si nu o pierdere de timp la mica socializare.

Se intocmeste si ajunge in posesia noastra ulterior pentru ca avem nevoie de o referinta comuna, de niste informatii, propuneri ori de de un plan de actiune. Chiar daca e vorba de minute ale sedintelor saptamanale/lunare/trimestriale, in zona de operational, in activitatile zilnice, acestea chiar isi au importanta lor. Ele propaga schimbari in companie.

De cele mai multe ori e cam asa: Au participat …, S-au discutat urmatoarele …, Referitor la subiectul ..., s-a decis ca … pana la data …. sa se …… Responsabil pentru indeplinere este …

Categorii de informatii diferite agregate intr-un document. Unele mai sintetice, altele mai demne de un premiu literar, in functie si de cine o scrie. Echipe ori grupuri de lucru diferite, participanti din departamente diferite, fiecare cu obiceiuri diferite in ceea ce priveste intocmirea unei astfel de minute.

“-Gasesti in minuta tot ce ai nevoie!” - Oare?

Vrem sa aflam ceva punctual, cautam minuta - cel mai des pe mail, langa alte “tone” de informatii – si parcurgem paginile acesteia. Mai avem ceva de clarificat de acolo, mai trimitem un mail catre unul sau catre toti participantii. Informatia deja incepe sa fie impartita, o parte in minuta, o parte pe mail. Ce bine ar fi sa nu mai avem nevoie de ea ulterior, sa nu fie nevoie sa parcurgem fisiere si istoric clarificari pe mail.

“-Noi deja ne-am organizat, le salvam intr-un director pe server!” - Si cum gasesti o informatie cand ai nevoie, le deschizi pe rand?

Din pacate, exceptiile sunt putine. Chiar si in companii cu ceva pretentii de organizare a informatiilor, in cel mai bun caz minutele de sedinta au un template unic si/sau sunt salvate intr-un director partajat pe un server. Rareori informatiile cuprinse in aceste minute de sedinte ajung sa fie gestionate in sisteme de organizare a informatiilor de suport. Actiunile sa devina task-uri si subtask-uri, sa se poata extrage bune practici ori sa se culeaga feed-back reutilizabil. Aceste informatii sa poata fi accesate rapid atunci cand oamenii au nevoie de ele, impreuna cu istoricul lor.

"-Dar de ce sa ne batem capul, merge si asa …"

Valoarea acestor minute de sedinta este doar in viitorul imediat, in cel mai bun caz. Pe masura trecerii timpului acestea devin doar istoric, fara ca cineva sa poata valorifica in viitor o idee, o propunere, o recomandare ori orice altceva folositor strecurata intr-o minuta din trecut. Repetam greseli ale altor echipe pentru ca experientele acestora nu ne sunt accesibile. Au ramas prin minutele trimise pe mail cu ceva timp in urma, le-ai pierdut de mult evidenta.

Capitalul informational de care dispunem nu se limiteaza la informatiile cuprinse in sistemele de tip ERP, CRM, etc. Mare parte dintre informatiile ce pot aduce imbunatatiri activitatii, ori afacerii noastre, nu sunt valorificate inca la potentialul maxim. Zac prin fisiere ori mail-uri necategorisite corespunzator si neorganizate spre o utilizare eficienta.

O alta gaura in buzunar pe care nici nu o constientizam si prin care pierdem bani. Pentru care exista, din fericire, o solutie.

 

oferim solutii de calitate care ajuta companiile sa obtina performante mai bune prin comunicare interna si management organizational mai eficiente

Contact

  str. Alexandru Vlahuta, nr 6, sect 3, 031023, Bucuresti

 (+4) 021.317.51.00

office @ zen-it.ro